O que fazer com um relógio que anda tão rápido

Administrar o tempo é um dos maiores desafios atuais. Talvez este desafio já exista há muito tempo, mas a sensação é que temos cada vez mais coisas para fazer e tão cada vez menos tempo para isto.

Neste dilema, só há uma saída: organizar todas as tarefas e escolher o que será e o que não será feito, e em que ordem. Para isto, há algumas dicas que conheci ao longo do tempo, e que gostaria de dividir com todos.

O primeiro passo é organizar as tarefas. Não é necessário um software de última geração pra isto, já vi pessoas que se organizam pela caixa de entrada dos e-mails, deixando ali apenas o que precisa ser executado, outros que fazem isto num caderno (é mais moroso, mas pode ser igualmente eficaz), outros usam planilhas, documentos, blocos de notas, organizador de tarefas, etc.

Com as tarefas listadas, o próximo passo é classificá-las: para isto, uma das técnicas é separar o que é urgente e o que é importante. Para isto, ao lado de cada tarefa, deve ser marcado se esta tarefa é urgente ou não, ou seja, se é uma atividade que precisa ser realizada rapidamente ou se é uma atividade que possa ser realizada posteriormente sem que esta traga nenhum prejuízo ou que vire um problema maior. Além disso, as atividades precisam ser classificadas como importantes ou não: isto vai nos ajudar a não deixar de fazer algo que seja importante, mas que, como não é urgente, vai ficando em segundo plano até um ponto que se torna urgente, e precisa ser feito às pressas, ou que vira uma oportunidade perdida, pois não foi vista enquanto havia tempo hábil pra isto.

Imagine então uma folha dividida em 4 partes, como mostrado na figura a esquerda: as tarefas que são importantes deveriam ficar na parte superior, e as tarefas que não são importantes na parte inferior. Ao mesmo tempo, as tarefas urgentes deveriam ficar ao lado esquerdo, e as tarefas que não são urgentes ficariam ao lado direito.

Desta forma há quatro quadrantes, e deveríamos nos importar mais com as atividades que são importantes (os 2 quadrantes superiores): aquilo que é urgente deveria ser feito imediatamente, para que o tempo pudesse ser dedicado às atividades importantes e não urgentes, que poderiam ser feitas com mais calma, no seu devido tempo.

E quanto às atividades que não são importantes? Se não forem urgentes não deveriam ser feitas. E as atividades urgentes, e que não são importantes, deveriam ser avaliadas para verificar se podem deixar de existir ou se há outras pessoas que possam fazê-las. Às vezes acabamos sendo muito centralizadores, e isto só aumenta nossa lista de coisas importantes e urgentes, e nos faz escravos do tempo: nós deixamos de determinar o que devemos fazer e vamos ao sabor daquilo que não pode mais ser adiado.

Outra dica sobre o assunto é aprender a dizer não: muitas vezes ganhamos tarefas que não deveriam ser nossas simplesmente por não querermos questionar quem nos passa as tarefas. Aqui resta apenas termos a sabedoria suficiente sobre quando podemos ou não recusar algo.

Acho este tema muito interessante, e gostei muito do tratamento que o Nuno deu a este assunto na newsletter que você encontra aqui. Além disso, o excelente livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, escrito por Stephen R Covey, que é o responsável pela criação do método dos 4 quadrantes, brevemente descrito acima, trata muito bem deste assunto.

Agora, independente de tudo, há uma impressão forte: o relógio está andando mais rápido, não está?

Abraços,

Henri